Giao diện
Nhập / xuất dữ liệu
Trang này để làm gì
Đưa dữ liệu từ file Excel/CSV vào CNV CDP, và lấy dữ liệu từ hệ thống ra file.
Đường dẫn: → mở bảng → nút Nhập dữ liệu. Theo dõi kết quả ở .
Mở chức năng nhập ở đâu
Đây là chỗ nhiều người tìm nhầm ngay từ đầu:
| Bạn muốn | Vào đâu |
|---|---|
| Nhập file vào một bảng | Mở bảng đó → nút Nhập dữ liệu ở góc phải trên |
| Xem các lần nhập trước, thành công hay thất bại |
Nút "+ Tạo mới" ở danh sách Data Hub không phải chỗ nhập file
Nút + Tạo mới ngoài danh sách Data Hub chỉ hỏi tên và tạo một Data Hub rỗng - không có ô tải file. Muốn nhập file, bạn phải mở một bảng ra trước, rồi mới thấy nút Nhập dữ liệu.
Chuẩn bị file trước khi tải lên
Phần lớn lỗi nhập dữ liệu bắt nguồn từ file chưa chuẩn, không phải từ thao tác trên hệ thống. Soát file trước tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Định dạng file được chấp nhận
Hộp thoại nhập chỉ nhận đúng ba đuôi: .xlsx, .xls và .csv. Các định dạng khác thậm chí không chọn được trong cửa sổ chọn file - chúng bị làm mờ, nên nhiều người tưởng máy bị treo.
| File bạn đang có | Cần làm gì |
|---|---|
.xlsm (Excel có macro) | Mở Excel → Save As → chọn Excel Workbook (.xlsx) |
.ods (LibreOffice), .numbers (Mac) | Save As / Export sang .xlsx |
.tsv, .txt | Mở bằng Excel rồi lưu lại thành .xlsx hoặc .csv |
| Google Sheets | Tệp → Tải xuống → Microsoft Excel (.xlsx) |
Đổi tên đuôi file không phải là đổi định dạng
Đổi tên danhsach.xlsm thành danhsach.xlsx bằng cách sửa tên trong Windows/Finder không chuyển đổi file - ruột file vẫn là định dạng cũ. Hệ thống nhận file rồi báo Thất bại. Phải mở bằng Excel và dùng Save As.
Bảy điểm phải soát trong file
Hệ thống đọc trơn tru khi file có đúng hình dạng này - mỗi cột một loại thông tin, tên cột nằm ở dòng đầu:
- Có đúng một dòng tên cột Không để dòng tiêu đề trang trí kiểu "BÁO CÁO KHÁCH HÀNG THÁNG 9", không để tên cột nằm trên hai dòng. Nếu bắt buộc phải có dòng trang trí, hãy nhớ số thứ tự dòng chứa tên cột - bạn sẽ khai báo ở bước sau.
- Không có ô gộp (merged cells) Ô gộp làm lệch toàn bộ cách đọc cột. Bôi đen vùng dữ liệu, vào Home → Merge & Center và bỏ gộp hết.
- Tên cột không trùng nhau và không để trống Hai cột cùng tên Ghi chú, hoặc một cột có dữ liệu nhưng ô tên cột bỏ trống, đều khiến bước ánh xạ không chọn được đúng cột.
- Số điện thoại ở dạng văn bản Excel hay tự cắt số 0 ở đầu, biến
0912345678thành912345678. Định dạng cột thành Text trước khi nhập liệu, hoặc kiểm tra lại sau khi mở file. - Ngày tháng thống nhất một định dạng Trộn lẫn
19/08/2026và2026-08-19trong cùng một cột sẽ khiến một phần dữ liệu bị hiểu sai. - Chuyển công thức thành giá trị Nếu cột đang là công thức (
=VLOOKUP…,=A2&B2), hãy copy toàn bộ rồi Paste Special → Values trước khi lưu. - Xoá dòng trống và dữ liệu thừa Các dòng trống ở cuối file thường bị nhập thành bản ghi rỗng. Xoá luôn các dòng tổng cộng, ghi chú cuối bảng.
File CSV: lưu đúng kiểu UTF-8, dấu phẩy
Excel bản tiếng Việt hay lưu CSV bằng dấu chấm phẩy ; và bảng mã ANSI, khiến tiếng Việt thành ký tự lạ và toàn bộ dòng dồn vào một cột. Khi lưu, chọn đúng CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv). Không chắc thì cứ dùng .xlsx cho lành.
Hộp thoại Nhập dữ liệu - từng ô một
Mở bảng đích rồi bấm Nhập dữ liệu. Hộp thoại có các ô sau, theo đúng thứ tự trên màn hình.
1. Tệp dữ liệu
Vùng nét đứt màu xanh: "Thả tệp tin vào đây hoặc bấm vào để chọn tệp". Kéo thả file vào đây, hoặc bấm để mở cửa sổ chọn file.
Nút Nhập dữ liệu ở cuối hộp thoại bị mờ cho tới khi bạn chọn được file. Nếu bấm mãi không ăn, nghĩa là file chưa được nhận - quay lại kiểm tra định dạng ở phần trên.
2. Chọn vị trí - Tạo bảng mới hay Chèn vào bảng
| Lựa chọn | Hệ thống làm gì | Dùng khi |
|---|---|---|
| Tạo bảng mới | Sinh một bảng mới, cột lấy theo tiêu đề trong file | Lần đầu đưa một tệp dữ liệu vào hệ thống |
| Chèn vào bảng | Chọn bảng đích rồi tự ánh xạ từng cột | Bổ sung dữ liệu vào bảng đang dùng |
Chọn Tạo bảng mới thì hộp thoại rất ngắn. Chọn Chèn vào bảng thì hiện thêm ba ô quan trọng: Chọn bảng, Vị trí dòng chứa header và Chọn cột tương ứng - đó cũng là ba chỗ hay sai nhất.
Nhập không có tuỳ chọn xử lý trùng lặp
Hộp thoại nhập không có lựa chọn Bỏ qua / Ghi đè / Gộp khi gặp bản ghi đã tồn tại. Chọn Chèn vào bảng thì mọi dòng trong file đều được thêm mới - file có dòng trùng với dữ liệu cũ sẽ tạo ra bản ghi trùng.
Vì vậy: lọc trùng trong file trước khi tải lên, và chỉ nhập đúng phần dữ liệu mới. Nếu cần cập nhật bản ghi đã có thay vì thêm mới, hãy dùng node Data Hub → Cập nhật bản ghi trong một chiến dịch Automation, hoặc Kết nối & đồng bộ.
3. Tên bảng mới và Tên tệp
Cả hai đều không bắt buộc:
| Ô | Để trống thì sao |
|---|---|
| Tên bảng mới (chỉ hiện khi chọn Tạo bảng mới) | Bảng được đặt tên theo tên file |
| Tên tệp | Bản ghi trong Tệp đã nhập dùng tên file gốc |
Đặt tên đàng hoàng ngay từ đây
Để trống thì file Book1 (3).xlsx sẽ thành bảng tên Book1 (3).xlsx. Vài tuần sau nhìn lại danh sách sẽ không ai biết bảng đó chứa gì. Gõ một cái tên rõ nghĩa mất năm giây.
4. Chọn bảng
Chỉ hiện khi chọn Chèn vào bảng. Mặc định là bảng bạn đang mở. Kiểm tra lại ô này trước khi bấm nhập - đổ 5.000 dòng vào nhầm bảng là sự cố mất cả buổi để dọn.
5. Vị trí dòng chứa header
Ô này mặc định là 1, kèm dòng giải thích: "Trong file excel phải có 1 dòng chứa header và hệ thống sẽ bỏ qua dòng này".
Nghĩa là: bạn khai báo tên cột nằm ở dòng số mấy trong file. Hệ thống đọc tên cột từ đúng dòng đó, và không nhập dòng đó thành dữ liệu.
- File chuẩn - tên cột ngay dòng 1 Để nguyên
1. - File có dòng trang trí phía trên Ví dụ dòng 1 là tên công ty, dòng 2 để trống, dòng 3 mới là tên cột - thì điền
3. - Đếm theo số dòng Excel hiển thị Cứ nhìn cột số bên trái trong Excel mà điền, không cần trừ gì cả.
Điền sai số dòng header là nguyên nhân lỗi phổ biến nhất
Nếu tên cột thật nằm ở dòng 3 mà bạn để 1, hệ thống sẽ lấy dòng 1 (dòng trang trí hoặc dòng trống) làm tên cột. Hậu quả bạn thấy ngay ở bước kế tiếp: danh sách Chọn cột hiện ra toàn tên vô nghĩa, tên trống, hoặc Column1, Unnamed: 0.
Thấy danh sách cột lạ là dừng lại ngay - đừng cố chọn bừa cho xong. Sửa lại số dòng header, hoặc xoá hẳn mấy dòng trang trí trong file rồi tải lên lại.
6. Chọn cột tương ứng
Đây là bước cần cẩn thận nhất. Màn hình chia hai cột:
- Bên trái - Bảng - các cột có sẵn trong bảng đích. Cố định, bạn không sửa được ở đây.
- Bên phải - Tệp dữ liệu - ô Chọn cột, bấm vào sẽ xổ ra danh sách tên cột đọc được từ file của bạn.
- Mũi tên ở giữa chỉ sang trái - dữ liệu chảy từ cột trong file vào cột của bảng. Đọc là: "cột này của bảng lấy dữ liệu từ cột nào trong file".
Vài điều cần biết:
- Cột nào để trống thì không nhận dữ liệu. Ô nào còn nguyên chữ Chọn cột nghĩa là cột đó của bảng sẽ rỗng ở các dòng vừa nhập.
- Không bắt buộc ánh xạ hết. File thiếu vài cột so với bảng vẫn nhập được, phần thiếu để trống.
- Cột
Row idkhông xuất hiện trong danh sách - hệ thống tự sinh, bạn không cần và không thể ánh xạ vào nó.
"Tự động điền cột theo thứ tự" ghép theo vị trí, không theo tên
Liên kết Tự động điền cột theo thứ tự ở góc phải ghép cột thứ nhất của file với cột thứ nhất của bảng, cột thứ hai với cột thứ hai, cứ thế xuống dưới. Nó không so tên cột.
Chỉ dùng khi thứ tự cột trong file trùng khít thứ tự cột trong bảng. Nếu file bạn đảo cột, hoặc có thêm một cột thừa chen vào giữa, toàn bộ ánh xạ sẽ lệch một nhịp - tên khách chui vào cột số điện thoại. Bấm xong vẫn phải rà lại từng dòng.
Chạy thử 20 dòng trước khi nhập toàn bộ
- Cắt file thử Copy dòng tên cột và 20 dòng dữ liệu sang một file mới.
- Nhập file thử vào đúng bảng đích Làm đủ các bước như thật.
- Mở bảng lên soát mắt thường Tên có nằm đúng cột tên không, số điện thoại còn số 0 đầu không, ngày tháng có đúng không.
- Đúng hết rồi mới nhập file đầy đủ Nhớ xoá 20 dòng thử đi nếu chúng nằm trong file đầy đủ, kẻo bị trùng.
- Đối chiếu số lượng So số bản ghi trong bảng với số dòng trong file.
Nhập nhầm rất khó gỡ
Nhập 50.000 dòng sai cột không thể hoàn tác bằng một nút bấm - bạn sẽ phải lọc và xoá thủ công, hoặc nhờ hỗ trợ can thiệp. Luôn chạy thử với 20 dòng trước. Năm phút thử nghiệm tiết kiệm được cả buổi dọn dẹp.
Theo dõi kết quả ở Tệp đã nhập
Nhập file lớn không xong ngay. Vào để xem tình trạng, với bốn thẻ lọc: Tất cả, Đang xử lý, Thành công, Thất bại.
Mỗi dòng cho biết mã, tên tệp, bảng đích, trạng thái, định dạng, dung lượng, người tạo và thời điểm. Cột Hành động có ba nút: Tải tệp nguồn, Đổi tên và Huỷ.
Nhập thất bại thì làm gì
Danh sách không cho biết lý do thất bại
Dòng hỏng chỉ hiện nhãn đỏ Thất bại, không kèm mô tả lỗi. Vì vậy cách chữa là tự soát lại file nguồn theo thứ tự dưới đây.
- Bấm Tải tệp nguồn để lấy lại đúng file đã gửi lên Quan trọng: phải soát chính file hệ thống đã nhận, không phải file bạn nghĩ là mình đã gửi. Rất hay gặp cảnh gửi nhầm bản nháp cũ.
- Mở file, nhìn dòng 1 Đó có đúng là dòng tên cột không? Nếu không, lần nhập vừa rồi bạn đã để sai ô Vị trí dòng chứa header.
- Kiểm tra ô gộp và dòng trống Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu, bỏ gộp ô. Xoá dòng trống xen giữa và cuối bảng.
- Kiểm tra tên cột trùng hoặc trống Đặt lại cho mỗi cột một tên riêng, không bỏ trống ô tên cột nào có dữ liệu bên dưới.
- Kiểm tra đuôi file là thật hay chỉ là tên Mở bằng Excel rồi Save As lại thành
.xlsx. Đây là cách nhanh nhất loại trừ lỗi định dạng. - Với file CSV, lưu lại đúng UTF-8 dấu phẩy Hoặc đơn giản là chuyển sang
.xlsx. - Tách 20 dòng đầu ra file mới và nhập thử Nếu 20 dòng vào được mà cả file thì không, vấn đề nằm ở một vùng dữ liệu phía dưới - thường là dòng trống, dòng tổng cộng, hoặc ô gộp ở cuối bảng.
Làm hết bảy bước mà vẫn thất bại, hãy liên hệ hỗ trợ và gửi kèm mã của lần nhập trong danh sách Tệp đã nhập - có mã thì đội hỗ trợ tra được log, không có mã thì phải hỏi lại từ đầu.
Xuất dữ liệu
Mục Quản lý xuất dữ liệu theo dõi các lần xuất file: ai xuất, xuất gì, khi nào, trạng thái hoàn tất.
Xuất dữ liệu dùng cho: báo cáo cho cấp trên, phân tích sâu bằng công cụ khác, sao lưu, chuyển dữ liệu sang hệ thống không có kết nối trực tiếp.
File xuất chứa dữ liệu cá nhân của khách hàng
File xuất ra là danh sách khách hàng thật với tên, số điện thoại. Đây là dữ liệu cá nhân - hãy lưu ở nơi có kiểm soát truy cập, không gửi qua các kênh công khai, và xoá khi không còn cần.
Bước tiếp theo
- Kết nối & đồng bộ - cách tự động hoá thay vì nhập file thủ công
- Tạo bảng dữ liệu