Giao diện
Đối soát & chi trả hoa hồng
Trang này để làm gì
Hướng dẫn quy trình chốt số và trả tiền cho cộng tác viên: tạo lệnh đối soát, duyệt yêu cầu rút tiền, và xử lý các tình huống tranh chấp.
Đường dẫn: → → nhóm
Vòng đời một khoản hoa hồng
Bốn màn hình trong nhóm Đối soát
| Màn hình | Dùng để |
|---|---|
| Lệnh đối soát | Chốt số hoa hồng của một kỳ |
| Lệnh rút tiền | Duyệt và xử lý yêu cầu rút của CTV |
| Đơn hàng | Soi từng đơn phát sinh từ mạng lưới và hoa hồng tương ứng |
| Lịch sử hoa hồng | Nhật ký mọi biến động — nơi tra khi có tranh chấp |
Màn hình Lệnh đối soát
- Cột Trạng thái — bốn trạng thái của một lệnh, xem bảng bên dưới. Đây là cột cần nhìn đầu tiên.
Mỗi lệnh hiển thị Mã, Tên đối soát (tự đặt theo ngày tạo), Số giao dịch, Tổng tiền, Ghi chú và Trạng thái.
Bốn trạng thái của lệnh đối soát
| Trạng thái | Nghĩa là | Cần làm gì |
|---|---|---|
| Mới | Lệnh vừa tạo, chưa xử lý | Kiểm tra số liệu rồi xác nhận |
| Đang xử lý | Hệ thống đang tính toán | Chờ, không thao tác thêm |
| Hoàn thành một phần | Một số giao dịch chốt được, một số không | Mở lệnh xem giao dịch nào lỗi và vì sao |
| Thất bại | Lệnh không chốt được | Kiểm tra dữ liệu nguồn rồi tạo lệnh mới |
"Hoàn thành một phần" là trạng thái cần chú ý nhất
Tên gọi nghe như đã xong, nhưng thực tế nghĩa là có giao dịch bị bỏ lại. Nếu bỏ qua, phần hoa hồng đó treo mãi ở trạng thái chưa chốt và cộng tác viên không rút được — trong khi trên báo cáo của bạn kỳ đó trông như đã đối soát xong.
Mỗi lần thấy trạng thái này, hãy mở lệnh ra và xử lý phần còn lại.
Lệnh 0 giao dịch, 0đ là bình thường
Kỳ không phát sinh hoa hồng vẫn tạo ra lệnh với số giao dịch bằng 0. Đó không phải lỗi — nó là bằng chứng kỳ đó đã được đối soát.
Màn hình Lệnh rút tiền
- Cột Số tiền rút — số CTV yêu cầu, không được vượt quá hoa hồng đã đối soát của họ.
- Cột Tài khoản nhận tiền — ngân hàng, tên chủ tài khoản và số tài khoản do CTV khai.
- Cột Ngày hoàn thành — trống nghĩa là yêu cầu chưa được chi trả. Đây là danh sách việc cần làm của bạn.
Cột Yêu cầu tạo bởi cho biết lệnh do CTV tự gửi hay do nhân viên tạo hộ. Nút + Tạo mới dùng khi bạn chi trả thủ công và cần ghi nhận lại.
Đối chiếu tên chủ tài khoản trước khi chuyển tiền
Tên chủ tài khoản do cộng tác viên tự khai và hệ thống không kiểm tra được. Sai tên thì giao dịch bị ngân hàng trả về, và khoản đó vẫn hiện là chưa hoàn thành.
Với lần rút đầu tiên của mỗi CTV, hãy chuyển một khoản nhỏ để kiểm tra trước.
Quy trình một kỳ đối soát
- Chốt kỳ và khoá dữ liệu Xác định khoảng thời gian, ví dụ từ ngày 1 đến ngày cuối tháng.
- Rà đơn hoàn và đơn huỷ trước khi tạo lệnh Đơn đã huỷ hoặc hoàn tiền mà vẫn tính hoa hồng là lỗi tốn kém nhất của module này. Đối chiếu với danh sách đơn hàng, đặc biệt các đơn ở trạng thái Trả hàng và Hoàn tiền.
- Tạo lệnh đối soát Hệ thống tổng hợp hoa hồng của kỳ theo từng CTV.
- Đối chiếu tổng với báo cáo bán hàng Tổng doanh thu ghi nhận trong lệnh phải khớp với doanh thu thật từ kênh affiliate. Lệch nghĩa là cấu hình nguồn đang sai.
- Xác nhận lệnh Số hoa hồng chuyển sang trạng thái đã đối soát và trở thành công nợ chính thức.
- Xử lý các lệnh rút tiền CTV gửi yêu cầu rút; bạn duyệt và chi trả.
Đối soát rồi thì khó sửa
Sau khi xác nhận lệnh đối soát, khoản hoa hồng trở thành công nợ đã chốt. Sửa về sau đòi hỏi điều chỉnh thủ công và phải giải thích với cộng tác viên.
Dành thời gian cho bước rà đơn hoàn ở trên — nó rẻ hơn nhiều so với việc thu hồi tiền đã hứa.
Yêu cầu rút tiền định kỳ
Nhóm cài đặt Yêu cầu rút tiền định kỳ đặt luật cho việc rút:
| Thiết lập | Ý nghĩa | Gợi ý |
|---|---|---|
| Chu kỳ rút | Bao lâu CTV được rút một lần | Theo tháng, khớp với kỳ đối soát |
| Số tiền tối thiểu | Ngưỡng mới được gửi yêu cầu | Đặt ngưỡng hợp lý để giảm số giao dịch nhỏ lẻ |
| Thời gian xử lý | Cam kết bao lâu tiền tới tay CTV | Công bố rõ và giữ đúng |
Kỳ đối soát và chu kỳ rút nên trùng nhau
Đối soát theo tháng nhưng cho rút hằng tuần sẽ tạo ra tình huống CTV muốn rút khoản chưa chốt. Đồng bộ hai lịch này loại bỏ phần lớn thắc mắc.
Xử lý tranh chấp
Tranh chấp hoa hồng gần như luôn thuộc một trong bốn nhóm sau:
| Tranh chấp | Nơi tra | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Đơn này của tôi mà không được tính" | Đơn hàng — soi nguồn của đơn | Kiểm tra khách có đi qua link của CTV không; nếu khách tự vào web rồi mới mua, đơn không thuộc kênh affiliate |
| "Số hoa hồng ít hơn tôi tính" | Lịch sử hoa hồng | Thường do đơn bị hoàn, hoặc CTV tính theo giá gốc trong khi hệ thống tính sau chiết khấu |
| "Tuyến dưới của tôi bán nhưng tôi không nhận được gì" | Mạng lưới | Kiểm tra người đó có thật thuộc tuyến không, và tầng đó có được cấu hình hưởng hoa hồng không |
| "Tôi rút tiền lâu rồi chưa nhận" | Lệnh rút tiền | Xem trạng thái lệnh |
Công khai cách tính từ đầu
Hầu hết tranh chấp không đến từ hệ thống tính sai, mà từ việc cộng tác viên hiểu khác về cách tính. Ba điểm cần nói rõ ngay khi CTV tham gia:
- Hoa hồng tính trên giá sau chiết khấu hay trước
- Đơn hoàn hoặc huỷ bị trừ lại hoa hồng
- Đơn được tính khi khách đi qua link của CTV, không phải mọi đơn của người quen
Theo dõi sức khoẻ chương trình
Ba dấu hiệu cần để mắt hằng tháng:
| Dấu hiệu | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Hoa hồng chờ đối soát tăng liên tục | Quy trình đối soát đang bị bỏ quên |
| Tỉ lệ chuyển đổi giảm | CTV chia sẻ nhiều nhưng không ra đơn — có thể đang spam link |
| Mạng lưới chỉ có F1, không phát triển F2 | Chương trình không đủ hấp dẫn để CTV mời thêm người |