Đối soát & chi trả hoa hồng

Trang này để làm gì

Hướng dẫn quy trình trả tiền cho cộng tác viên: hoa hồng được chốt thế nào, yêu cầu rút tiền đi qua lệnh đối soát ra sao, và cách xử lý các tình huống tranh chấp.

Đường dẫn: Tiện ích → Affiliate Marketing Funnel → nhóm Đối soát

Vòng đời một khoản hoa hồng

Mỗi khoản hoa hồng có cột Trạng thái đi qua các bước sau (xem trong Lịch sử hoa hồng):

Ba điểm quan trọng của vòng đời này:

• "Đã đối soát" là tự động. Khi đơn đã giao thành công và hết thời gian chờ đối soát (số ngày cấu hình, tính từ thời điểm phát sinh đơn), hệ thống tự chuyển hoa hồng sang Đã đối soát và cộng vào số dư của CTV. Bạn không bấm nút nào cho bước này - thời gian chờ tồn tại để trừ hết các đơn hoàn, huỷ trước khi chốt tiền. Riêng nhóm hoa hồng dùng cơ chế chốt theo kỳ: khoản Đã đối soát vẫn là tạm tính, tiền chỉ vào số dư khi chốt kỳ.
• "Chi trả" không phải là một trạng thái của khoản hoa hồng. Sau khi Đã đối soát, tiền nằm trong số dư của CTV; việc chi trả được theo dõi bằng yêu cầu rút tiền và lệnh đối soát (phần dưới).
• Hoa hồng bị Đã huỷ khi đơn bị huỷ/hoàn trả, hoặc khi sản phẩm bị gỡ khỏi nhóm hoa hồng trước khi khoản hoa hồng kịp đủ điều kiện.

Hai chữ "đối soát" - hai nghĩa khác nhau

Đây là thuật ngữ dễ nhầm nhất của module:

Thuật ngữ	Là gì	Ai thực hiện
Trạng thái Đã đối soát của khoản hoa hồng	Khoản đã chốt, thành công nợ, CTV rút được	Hệ thống, tự động sau thời gian chờ
Lệnh đối soát (màn hình)	Phiên chi trả: gom các yêu cầu rút tiền để chuyển khoản và ghi nhận kết quả	Bạn xử lý; lệnh được tạo tự động theo chu kỳ

Xác nhận hay không xác nhận một lệnh đối soát không làm thay đổi trạng thái của các khoản hoa hồng - lệnh chỉ xử lý các yêu cầu rút tiền.

Bốn màn hình trong nhóm Đối soát

Màn hình	Dùng để
Lệnh đối soát	Gom các yêu cầu rút tiền thành phiên chi trả, ghi nhận kết quả chuyển khoản
Lệnh rút tiền	Theo dõi và tạo yêu cầu rút của CTV
Đơn hàng	Soi từng đơn phát sinh từ mạng lưới và hoa hồng tương ứng
Lịch sử hoa hồng	Nhật ký mọi biến động - nơi tra khi có tranh chấp

Màn hình Lệnh đối soát

Màn hình Lệnh đối soát. Ảnh chụp thực tế.

1. Cột Trạng thái - năm trạng thái của một lệnh, xem bảng bên dưới. Đây là cột cần nhìn đầu tiên.

Mỗi lệnh hiển thị Mã, Tên đối soát (hệ thống tự đặt theo ngày tạo), Số giao dịch, Tổng tiền, Ghi chú và Trạng thái. Mỗi giao dịch trong lệnh là một yêu cầu rút tiền được gom vào phiên chi trả này.

Năm trạng thái của lệnh đối soát

Trạng thái	Nghĩa là	Cần làm gì
Mới	Lệnh vừa tạo, chưa xử lý	Mở lệnh, bắt đầu chi trả
Đang xử lý	Đã bắt đầu chi trả, còn giao dịch chưa có kết quả	Chuyển khoản rồi nhập kết quả, hoặc cập nhật tay từng giao dịch
Hoàn thành	Mọi giao dịch đều thành công	Không cần làm gì
Hoàn thành một phần	Có giao dịch thành công, có giao dịch không	Mở lệnh xem giao dịch nào lỗi và vì sao
Thất bại	Không giao dịch nào chốt được	Kiểm tra lý do từng giao dịch (thường sai thông tin tài khoản)

"Hoàn thành một phần" là trạng thái cần chú ý nhất

Tên gọi nghe như đã xong, nhưng thực tế nghĩa là có giao dịch chưa được chi trả. Giao dịch thất bại không mất đi - nó tự chuyển vào lệnh đối soát kỳ sau - nhưng cộng tác viên vẫn chưa nhận được tiền.

Mỗi lần thấy trạng thái này, hãy mở lệnh xem lý do thất bại (thường là sai thông tin tài khoản) và xử lý trước khi nó lặp lại ở kỳ tiếp theo.

Lệnh 0 giao dịch, 0đ là bình thường

Kỳ không có yêu cầu rút tiền nào vẫn tạo ra lệnh với số giao dịch bằng 0. Đó không phải lỗi - nó là bằng chứng kỳ đó đã được rà.

Chi trả một lệnh đối soát

Chi tiết một lệnh đối soát. Ảnh chụp thực tế; tên khách hàng và tài khoản nhận tiền đã được che. Các thẻ tổng hợp phía trên và tab lọc theo trạng thái giao dịch.

Mở một lệnh Mới và xác nhận chuyển sang Đang xử lý, sau đó làm theo hai bước trên màn hình:

1. Xuất dữ liệu Tải danh sách các yêu cầu rút tiền trong lệnh (số tiền, ngân hàng, chủ tài khoản, số tài khoản) để thực hiện chuyển khoản - thủ công hoặc qua ngân hàng theo lô.
2. Nhập dữ liệu Sau khi chuyển khoản, nhập lại file kết quả đã xử lý (Excel .xlsx/.xls hoặc CSV). Hệ thống đối chiếu từng dòng với yêu cầu rút tương ứng.

Hộp thoại đối soát. Ảnh chụp thực tế: Bước 1 xuất danh sách yêu cầu rút, Bước 2 nhập file kết quả (Excel/CSV).

Với mỗi dòng trong file, hệ thống khớp số tiền, tên chủ tài khoản, số tài khoản và mã ngân hàng với yêu cầu rút gốc:

• Khớp → giao dịch Thành công, số tiền được trừ khỏi công nợ của CTV.
• Lệch → giao dịch Thất bại, kèm ghi chú lý do: Sai số tiền hoặc Sai tài khoản ngân hàng.

Trạng thái của từng giao dịch trong lệnh: Chờ đối soát → Đang xử lý → Thành công / Thất bại / Đã huỷ.

File nhập phải là file xuất từ chính lệnh này

Nếu trong file có mã giao dịch không thuộc lệnh đối soát đang mở, toàn bộ lần nhập bị từ chối - không dòng nào được ghi nhận. Giao dịch đã huỷ hoặc đã đối soát ở lần nhập trước sẽ bị đánh thất bại kèm ghi chú, không bị chi trùng.

Ngoài nhập file, bạn có thể cập nhật tay từng giao dịch: Hoàn tất (đã chuyển tiền ngoài hệ thống), Đánh dấu thất bại (kèm ghi chú), hoặc Huỷ bỏ. Mọi thao tác đều được ghi vào Lịch sử đối soát của lệnh - ai làm gì, lúc nào.

Ba quy tắc khi thao tác trên lệnh

• Chỉ thao tác được trên lệnh đối soát gần nhất. Lệnh cũ chỉ để tra cứu.
• Huỷ một giao dịch đã Thành công sẽ hoàn số tiền đó về số dư của CTV - dùng khi ngân hàng báo giao dịch bị trả về sau khi bạn đã nhập kết quả.
• Giao dịch Thất bại tự lăn sang lệnh kỳ sau. Không xử lý nguyên nhân (thường là sai tài khoản) thì nó sẽ thất bại tiếp.

Màn hình Lệnh rút tiền

Màn hình Yêu cầu rút tiền. Ảnh chụp thực tế; tên chủ tài khoản và số tài khoản đã được che.

1. Cột Số tiền rút - số CTV yêu cầu, không vượt quá số dư khả dụng (số dư hoa hồng trừ các khoản đang tạm giữ).
2. Cột Tài khoản nhận tiền - ngân hàng, tên chủ tài khoản và số tài khoản do CTV khai.
3. Cột Ngày hoàn thành - trống nghĩa là yêu cầu chưa được chi trả. Đây là danh sách việc cần làm của bạn.

Cột Yêu cầu tạo bởi cho biết lệnh do CTV tự gửi hay do nhân viên tạo hộ. Nút + Tạo mới dùng khi bạn chi trả thủ công và cần ghi nhận lại.

Trạng thái của một yêu cầu rút tiền:

Trạng thái	Nghĩa là
Mới	Vừa tạo, chưa vào lệnh đối soát nào
Đang xử lý	Đã được gom vào lệnh đối soát, chờ kết quả
Hoàn thành	Đã chi trả, trừ khỏi công nợ
Thất bại	Chuyển khoản không thành công - sẽ vào lệnh kỳ sau
Đối soát lại	Kết quả trước đó được thu hồi để xử lý lại
Đã huỷ	Yêu cầu bị huỷ: khoản đang tạm giữ được nhả về số dư khả dụng; nếu huỷ sau khi đã chi thành công, tiền được hoàn lại số dư

Tiền được tạm giữ ngay khi tạo yêu cầu

Khi một yêu cầu rút được tạo, số tiền đó bị giữ lại khỏi số dư khả dụng của CTV cho đến khi chi trả xong hoặc huỷ. Vì vậy CTV không thể gửi hai yêu cầu trên cùng một khoản tiền - và số dư CTV nhìn thấy có thể nhỏ hơn tổng hoa hồng đã đối soát.

Đối chiếu tên chủ tài khoản trước khi chuyển tiền

Tên chủ tài khoản do cộng tác viên tự khai và hệ thống không kiểm tra được. Sai tên thì giao dịch bị ngân hàng trả về, và khoản đó vẫn hiện là chưa hoàn thành.

Với lần rút đầu tiên của mỗi CTV, hãy chuyển một khoản nhỏ để kiểm tra trước.

Quy trình một kỳ đối soát

1. Hoa hồng tự chốt trong suốt kỳ Hệ thống tự chuyển các khoản đủ điều kiện sang Đã đối soát sau thời gian chờ. Việc của bạn: rà đơn hoàn và đơn huỷ trong danh sách đơn hàng - đơn huỷ/hoàn được xử lý đúng trên hệ thống thì hoa hồng tương ứng tự bị huỷ theo. Lưu ý: đơn đã có hoa hồng Đã đối soát sẽ không huỷ được nữa - đây chính là lý do phải rà đơn trước khi hết thời gian chờ.
2. Yêu cầu rút tiền hình thành CTV tự gửi yêu cầu, bạn tạo hộ bằng nút + Tạo mới, hoặc hệ thống tự tạo theo chu kỳ nếu bật Yêu cầu rút tiền định kỳ.
3. Lệnh đối soát được tạo theo chu kỳ Đến kỳ (cấu hình trong Cài đặt → Tạo lệnh đối soát), hệ thống gom mọi yêu cầu rút chưa xử lý - kể cả giao dịch thất bại của kỳ trước - vào một lệnh mới.
4. Chi trả Xuất dữ liệu → chuyển khoản → nhập file kết quả. Hệ thống tự khớp và trừ công nợ các giao dịch thành công.
5. Xử lý phần còn lại Mở các giao dịch Thất bại, sửa nguyên nhân (thường là thông tin tài khoản) trước khi kỳ sau lặp lại đúng lỗi đó.

Kết quả đã ghi thì khó sửa

Giao dịch đã ghi Thành công nghĩa là công nợ đã trừ. Thu hồi về sau phải dùng thao tác Huỷ bỏ trên giao dịch và giải thích với cộng tác viên.

Dành thời gian cho bước rà đơn hoàn ở trên - nó rẻ hơn nhiều so với việc thu hồi tiền đã trả.

Các thiết lập liên quan

Thiết lập	Nằm ở	Ý nghĩa
Tự động tạo yêu cầu rút tiền theo chu kỳ	Cài đặt → Yêu cầu rút tiền định kỳ	Hệ thống tự tạo yêu cầu rút cho các CTV đủ điều kiện, theo chu kỳ mỗi N ngày, ngày cố định hằng tháng hoặc ngày cuối tháng
Chu kỳ tạo lệnh đối soát	Cài đặt → Tạo lệnh đối soát	Tự động gom yêu cầu rút chưa xử lý thành lệnh đối soát theo chu kỳ
Thời gian chờ đối soát	Thiết lập đối soát hoa hồng	Số ngày tính từ thời điểm phát sinh đơn; hết hạn và đơn đã giao thành công thì hoa hồng chuyển Đã đối soát
Ngưỡng hoa hồng tối thiểu để rút	Thiết lập đối soát hoa hồng	Số dư tối thiểu để một yêu cầu rút được tạo

Các thiết lập này đang được mở dần theo từng shop

Hai nhóm cài đặt Yêu cầu rút tiền định kỳ và Tạo lệnh đối soát đang được triển khai theo lộ trình; hai thiết lập đối soát hoa hồng hiện chưa mở trên giao diện Cài đặt. Nếu chưa thấy trên tài khoản của bạn, chương trình vẫn vận hành với cấu hình do CNV thiết lập - liên hệ CNV khi cần điều chỉnh. Một số shop sẽ được dẫn sang màn hình Lệnh đối soát ở giao diện cũ trong giai đoạn chuyển tiếp.

Rút tiền tự động chạy trước lệnh đối soát

Trong cùng một đêm, hệ thống tạo yêu cầu rút tự động trước, rồi mới gom lệnh đối soát. Đặt hai chu kỳ này trùng nhau (ví dụ cùng ngày cuối tháng): mỗi kỳ CTV được rút một lần và mọi yêu cầu vào đúng một phiên chi trả - loại bỏ phần lớn thắc mắc.

Xử lý tranh chấp

Tranh chấp hoa hồng gần như luôn thuộc một trong bốn nhóm sau:

Tranh chấp	Nơi tra	Cách xử lý
"Đơn này của tôi mà không được tính"	Đơn hàng - soi nguồn của đơn	Kiểm tra khách có đi qua link của CTV không và lượt giới thiệu còn hiệu lực không - xem Quy tắc ghi nhận
"Số hoa hồng ít hơn tôi tính"	Lịch sử hoa hồng	Thường do đơn bị hoàn, CTV tính theo giá gốc trong khi hệ thống tính sau chiết khấu, hoặc CTV nhìn số tạm tính chưa chốt kỳ
"Tuyến dưới của tôi bán nhưng tôi không nhận được gì"	Mạng lưới	Kiểm tra người đó có thật thuộc tuyến không, và nhóm hoa hồng có cấu hình chia cho tầng đó không
"Tôi rút tiền lâu rồi chưa nhận"	Lệnh rút tiền	Xem trạng thái yêu cầu; nếu Thất bại, xem ghi chú lý do - thường sai thông tin tài khoản

Công khai cách tính từ đầu

Hầu hết tranh chấp không đến từ hệ thống tính sai, mà từ việc cộng tác viên hiểu khác về cách tính. Bốn điểm cần nói rõ ngay khi CTV tham gia:

• Hoa hồng tính trên giá sau chiết khấu hay trước
• Đơn hoàn hoặc huỷ bị trừ lại hoa hồng
• Đơn được tính khi khách đi qua link của CTV và lượt giới thiệu còn hiệu lực, không phải mọi đơn của người quen
• Hoa hồng chỉ rút được sau thời gian chờ đối soát, không phải ngay khi đơn thành công

Theo dõi sức khoẻ chương trình

Ba dấu hiệu cần để mắt hằng tháng:

Dấu hiệu	Nghĩa là gì
Hoa hồng chờ đối soát tăng liên tục	Nhiều đơn chưa qua thời gian chờ - bình thường nếu doanh số tăng; bất thường nếu kèm tỉ lệ huỷ/hoàn cao
Tỉ lệ chuyển đổi giảm	CTV chia sẻ nhiều nhưng không ra đơn - có thể đang spam link
Mạng lưới chỉ có F1, không phát triển F2	Chương trình không đủ hấp dẫn để CTV mời thêm người

Bước tiếp theo

• Quy tắc ghi nhận người chia sẻ
• Cài đặt mạng lưới & hoa hồng
• Quản lý đơn hàng